PAINAN, RELASI PUBLIK — Memasuki tahun 2026, Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Kabupaten Pesisir Selatan mulai melakukan pemilahan arsip sebagai bagian dari persiapan penyusutan dan pemusnahan arsip pengawasan Pemilu.
Kepala Sekretariat Bawaslu Pesisir Selatan, Rinaldi, mengatakan kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari surat edaran Bawaslu Provinsi Sumatera Barat tertanggal 2 Januari 2026.
“Penataan arsip ini dilaksanakan sesuai ketentuan dan instruksi Bawaslu terkait penyusutan serta pemusnahan arsip,” ujar Rinaldi saat ditemui di kantor Bawaslu Pesisir Selatan, Rabu (7/1/2026).
Ia menjelaskan, tidak seluruh arsip akan dimusnahkan. Sebagian arsip yang telah habis masa retensinya dapat diusulkan untuk dimusnahkan, sementara arsip tertentu tetap dipelihara meskipun masa retensinya telah berakhir.
“Nanti ada arsip yang bisa dimusnahkan karena masa retensinya sudah habis, namun ada juga arsip yang tetap harus dipelihara,” jelasnya.
Dalam proses penataan dan pemilahan arsip, Bawaslu Pesisir Selatan melibatkan seluruh staf. Arsip ditelusuri dan disusun berdasarkan jenis serta tahun penerbitannya guna memastikan ketertiban administrasi dan akurasi data.
Di tempat yang sama, Kasubag Administrasi Novalina Elsa Putri menambahkan, setelah proses pemilahan selesai, tim akan menyusun daftar arsip berdasarkan klasifikasi dan tahun terbit.
“Daftar arsip tersebut selanjutnya dilaporkan ke Bawaslu RI untuk mendapatkan persetujuan penyusutan atau pemusnahan,” ungkap Novalina.
Ia menambahkan, dalam proses penyusunan dan pelaporan arsip, Bawaslu Pesisir Selatan merujuk pada Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.
“Dokumen yang kami usulkan untuk dimusnahkan rata-rata telah berstatus inaktif selama lebih dari empat tahun. Fokus kami saat ini pada arsip tahun 2017–2018,” ujarnya.
Setelah mendapat persetujuan dari Bawaslu RI, tahapan selanjutnya adalah pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA), dilanjutkan dengan verifikasi fisik dokumen secara detail, penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM), hingga pelaksanaan pemusnahan arsip.
Pemusnahan arsip nantinya dapat dilakukan melalui metode pembakaran atau pencacahan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebagai informasi, dokumen yang akan dimusnahkan antara lain laporan hasil pengawasan, kegiatan sosialisasi pengawasan partisipatif, rekomendasi atau saran perbaikan, formulir penanganan pelanggaran, dokumen pendaftaran pengawas ad hoc, tanda terima surat, hingga berita acara persidangan selama Pemilu 2019 dan Pemilihan Tahun 2020.
